El verano que un directivo debería aprovechar para automatizar: Zebra Ventures publica el caso real de cómo la IA liberó a un equipo de sus procesos más repetitivos
Todos se centran en pensar en desconectar en verano. Pero los directivos que aprovechan estos meses para revisar qué procesos de su empresa siguen siendo manuales, qué tareas consumen tiempo que no deberían y qué podría automatizarse antes de que llegue septiembre, son los que vuelven con ventaja. El caso de Your Friends Are Boring (YFAB) es un ejemplo concreto de lo que se puede conseguir.
Your Friends Are Boring es una plataforma de viajes en comunidad con un modelo de negocio diferencial: conecta trip leaders con audiencia propia con viajeros que buscan experiencias únicas. El negocio crecía, pero el equipo directivo no podía escalar porque estaba atrapado en la operativa: gestión manual de viajes y pagos, búsqueda de influencers perfil a perfil y atención a viajeros una pregunta a la vez. Cualquier directivo reconocerá el patrón: un equipo con talento dedicando horas a tareas que una máquina podría resolver mejor y más rápido.
Estrategia de automatización e implantación de Inteligencia Artificial
El equipo de Zebra Ventures abordó el proyecto en cuatro frentes operativos bien diferenciados:
- Arquitectura centralizada: Se diseñó una estructura que integra en un único panel la gestión de viajes, usuarios, pagos y contenidos, conectada en tiempo real con la web a través de APIs propias.
- Sistema de IA para análisis de perfiles: Se implementó una herramienta que realiza scraping de perfiles de Instagram para extraer métricas de engagement, crecimiento de audiencia y actividad, traduciéndolas en un scoring automático que identifica qué perfiles tienen mayor potencial como trip leaders, sin revisión manual.
- Agente conversacional en WhatsApp: Se desarrolló un asistente de IA en WhatsApp que resuelve las dudas de los viajeros antes y durante el viaje en materias como pagos, certificados, documentación o itinerarios, actuando en tiempo real y sin intervención del equipo.
El resultado es una plataforma tecnológica preparada para escalar, permitiendo más viajes, más usuarios y más trip leaders sin que la complejidad operativa crezca al mismo ritmo. El cambio de modelo se define bajo los siguientes parámetros de evolución:
- Antes: Gestión manual de viajes, búsqueda de influencers perfil a perfil en Instagram y respuesta a dudas de viajeros por el equipo, donde cada nuevo viaje añadía carga operativa.
- Ahora: Panel centralizado, scoring automático de trip leaders con IA y agente de WhatsApp para viajeros, permitiendo que el equipo dedique su tiempo a crear experiencias y no a gestionar procesos.
Beneficios para el equipo directivo y acceso al caso de estudio
Con la plataforma centralizada y los procesos automatizados, el equipo de YFAB recuperó el tiempo que dedicaba a gestionar para invertirlo en lo que realmente hace crecer el negocio: crear nuevas experiencias de viaje, ampliar la comunidad y desarrollar relaciones con trip leaders de alto potencial, logrando que la dirección volviera a dirigir.
La CEO de Your Friends Are Boring (YFAB), Clara Haba, ha manifestado que trabajar con Zebra es poder delegar de verdad y saber que el proyecto está en buenas manos, subrayando que no solo ejecutan, sino que aportan visión estratégica, se implican al 100% y actúan como un partner más que como un proveedor.
Por su parte, el CEO de Zebra Ventures, Sergio Martínez Valtueña, ha expuesto que el verano es el momento perfecto para hacer una pregunta honesta sobre qué procesos de la empresa siguen siendo manuales porque nadie ha tenido tiempo de cambiarlos, concluyendo que esa lista es la hoja de ruta de transformación más valiosa que existe.